Panduan Pengisian Data Biodata UN Offline
Sobat Admin UN dan Operator Dapodik, seperti janji sebelumya, saya akan kembali membahas tentang Panduan Pendataan Biodata UN Offline.
Kali ini saya akan mengulas tema khusus yaitu mengenai Panduan Pengisian Data Biodata UN Offline. Ini adalah salah satu tahap utama dalam pengisian Biodata UN.
Ada lima jenis data yang harus diisi dalam Biodata UN Offline, yaitu Data Provinsi, Kabupaten, Data Sekolah, Siswa dan Impor Data.
Semua jenis data tersebut harus diisi dengan baik dan benar sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses pendataan Biodata siswa tersebut.
Supaya pengisian data Biodata UN Offline benar, silahkan perhatikan penjelasan berikut ini:
Data Provinsi
- Data Provinsi wajib diisi secara lengkap sesuai dengan format yang disediakan
- Klik Tombol Provinsi maka akan muncul sebuah keterangan dari provinsi yang anda pilih, Misalnya saja saya memiliki Daerah Istimewah Yogyakarta (DIY) maka seluruh hal yang berkaitan dengan dinas provinsi di DIY akan akan tampil
Data Kabupaten/Kota
Usai data provinsi selesai diisi silahkan klik Rayon/Kabupaten
- Data untuk Kabupaten > isian berasal dari file rayon11_xxU.dbf yang merupakan hasil dari download.
- Silahkan Cek terlebih dulu, kesesuaian data kabupaten dengan provinsi. Data di Kabupaten harus cocok dengan data di propinsi
Data Sekolah
Data sekolah berasal dari isian dari file sek11_xx01U.dbf hasil dari unduhan
(11 adalah tahun 2011, xx adalah kode provinsi )
( U untuk SMA, K untuk SMK dan P untuk SMP )
Setelah pendataan provinsi, kabupaten dan sekolah selesai dilakukan, itu artinya proses pendataan peserta didik sudah dimulai.
Kemudian, silahkan pilih peserta didik sekolah yang diinginkan, caranya dengan klik pada sub menu yang tersedia. Selanjutnya entri data peserta didik bisa dimulai.
Selanjutnya langsung pilih Siswa sekolah yang dikendaki dan klik pada sub menu, entri data siswa dapat dimulai atau dilanjutkan.
Data sekolah tidak bisa diganti, diubah, atau diedit tanpa seijin atau sepengatahuan dari pengelola data di pusat (dari PUSPENDIK ).
Apabila terdapat perubahan data di sebuah sekolah atau beberapa sekolah maka Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota harus membuat laporan secara tertulis kepada Propinsi. Selanjutnya dari pihak propinsi akan melaporkan kepada Pengelola Data di pusat.
Sembari menunggu data sekolah di update atau ditambah oleh pihak PUSPENDIK proses entri data untuk masing-masing sekolah akan ditunda sampai dengan keluarnya data sekolah yang baru.
Data Siswa
Dalam melakukan entri data siswa dapat dilakukan dengan menggunakan dua cara, yaitu secara manual dan menggunakan nomor pesertaa. Entri Manual dengan Menggunakan Data Manual
Entri manual dengan menggunakan data manual dilakukan dengan cari mengentri data siswa per sekolah secara urut mulai Kelas parallel dari kode terkecil menuju ke kode parallel yang memiliki kode lebih besar.
Dari nomor absen paling kecil menuju ke nomor absen yang lebih besar ( pengisian dimulai dari kelas parallel 01 dulu , kemudian absen no 1, baru 02 dan seterusnya )
Apabila berganti dengan kelas parallel bisa diisikan secara langsung maka secara otomatis record di bawahnya akan mengikuti ( contohnya parallel diisi dengan 03 maka record yang berada di bawahnya akan terisi otomatis 03, sedangkan pada nomor absen akan dimulai lagi dengan nomor 02 dan seterusnya.)
Data yang diisi haruslah selengkap mungkin supaya nantinya bisa memberikan data informasi yang jelas, cepat dan akurat.
Secara otomatis data akan tersimpan ketika berganti record.
Catatan penting: Apabila komputer tiba-tiba mati ketika sedang entri data maka sebelum melanjutkan proses entri, usahakan terlebih dahulu cek data terakhir yang sedang diisi.
Sebab bisa saja data terakhir yang di entri tersebut belum tersimpan oleh sistem.
b. Entri dengan Menggunakan Nomor Peserta Pada SKHUN/SKHUASBN
Untuk mengentri dengan nomor SKHUN yang harus anda siapkan adalah data Siswa pada jenjang pendidikan di bawahnya yaitu 3 tahun sebelumnya.
Pada Data siswa jenjang SMA/MA/SMK memerlukan biodata ketika mereka berada di SMP/MTs 3 tahun sebelumnya.
Sedangkan bagi mereka yang berada di jenjang SMP/MTs membutuhkan Biodata ketika berada di SD/MI 3 tahun sebelumnya.
Biodata jenjang SD dan SMP sudah tersedia di Server Pusat atau di Pengelola Data di tingkat Propinsi. Khsus bagi jenjang SMK data tabel Kompetensi harus sudah ada di Dataprg.
Caranya dengan Klik pada cek box di bagian kanan atas Input dengan menggunakan nomor SKHUASBN bagi peserta didik SMP/MTs/SMPT atau SKHUN bagi peserta didik jenjang SMA/ MA/SMK.
Nantinya akan tersedia format data untuk mengisi data nomor yang berada di 7 kolom dengan urutan :
Kode jenjang diisi dengan 1 digit
Kode tahun diisi dengan 2 digit
Kode Propinsi diisi dengan 2 digit
Kode Kota/Kab diisi dengan 2 digit
Kode Sekolah diisi dengan 3 digit
Kode siswa diisi dengan 3 digit
Kode Cek digit diisi dengan 1 digit
Jika nomor yang sudah dientri benar maka data akan bisa langsung mengisi record sekolah. Apabila selesai dan sesuai kemudian klik Simpan.
Cara tersebut harus dilakukan secara terus menerus sampai seluruh data siswa yang dikehendaki sudah terdata dengan benar.
Selanjutnya adalah dengan melengkapi data tersebut menggunakan data yang diperlukan, seperti Nomor Absen, Kelas Paralel, Nomor Induk, NISN, dan lain sebagainya.
Perlu diingat cara entri ini tidak berlaku terhadap peserta ujian lulusan pada Paket A, B atau Pontren. Apabila ada maka harus melakukan entri data secara manual.
Setiap kode peserta tidak akan bisa diisi sebab nantinya akan diisi secara online, paralel dan nomor absen wajib diisi karena akan digunakan sebagai kode peserta sementara.
Khusus bagi SMK akan ada pengisian kode program keahlian. Jika anda ingin melihat daftarnya dapat dilihat dengan menekan tombol F1 atau klik kiri dua kali pada mouse di posisi kolom isian program keahlian.
Sedangkan bagi jenjang SMA masih harus ditambah lagi dengan kode Program Studi yang ada (IPS,IPA, Agama atau Bahasa).
Namun apabila nomor SKHUASBN atau SKHUN tidak bisa ditemukan atau salah ketika memasukkan maka muncul sebuah pesan bahwa nomor SKHUN tersebut tidak ditemukan.
Import Data
Untuk melakukan import data harus melalui tahap berikut ini.
- Data Siswa yang berasal dari File Excel, fitur ini digunakan untuk melakukan import data siswa dari format excel atau extension xls dan di dalam versi 5.0/95’ menjadi sebuah Biodata yang baku. Adapun Format biodata Excel telah tersedia dalam program ini.
Cara Import data:
- Taruhlah file excel yang hendak di export ke dalam Folder Biodata
- Cari nama sekolah yang dikendaki dengan memilih Propinsi, Kabupaten dan Sekolah bersangkutan
- PilihlahSub Menu Export/Import
Apabila semua data sudah benar maka di dalam folder biodata akan tersimpan file dbf nya.
Catatan Penting, Struktur data pada file yang berformat excel haruslah sama dengan struktur data yang ada pada file hasil Buat Format Excel. Setelah selesai melakukan import data harap dicermati data tanggal lahir peserta.
b. Data Siswa dari Bioxxyyy.dbf
Fitur ini digunakan untuk melakukan strukturisasi ulang terhadap Biodata yang berasal dari hasil entri data dengan menggunakan BIOUN.EXE yang lama dan yang telah digunakan selama ini untuk melakukan pendataan hingga menjadi sebuah biodata yang baku.
Proses ini secara otomatis akan mengubah isi maupun nama file.
Catatan penting:
- Sebelum menggunakan proses ini lakukan backup data agar anda mempunyai data cadangan.
- Paralel dan Absen harus terisi, jangan sampai terjadi data ganda. Adapun penamaan file Excel harus disesuaikan dengan aturan BIOtt-pprrsssj.XLS.